Tämä on tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja
1. Henkilötietojen käsittely: Eläkeliiton jäsenet sekä tapahtumat, koulutukset, viestintä ja tutkimus
1.1. Rekisterinpitäjä
Eläkeliitto ry
y-tunnus: 0201099-0
Kalevankatu 61, 00180 Helsinki
(jäljempänä Eläkeliitto)
1.2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Anssi Kemppi, anssi.kemppi@elakeliitto.fi
1.3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu huolehtia järjestöpalvelusta ja viestinnästä jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella sekä rekisteröidyn suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat:
- Jäsentietojen ylläpitäminen ja jäsentiedotus
- Viestintä ja tiedottaminen, mm. uutiskirjeet
- Koulutusten- ja tapahtumien toteuttaminen ja markkinointi
- Jäsenkyselyt ja muut tutkimus- ja vaikuttamistoimintaan liittyvät kyselyt
1.4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, syntymäaika, asiointikieli
- rekisteröidyn yhteystiedot kuten posti- tai laskutusosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
- jäsenmaksutiedot
- jäsenlehden tilaustiedot
- luottamustoimet Järjestössä/Paikallisyhdistyksessä/Aluejärjestössä
- henkilöjäsenten saamat tunnustukset
- mahdolliset vapaaehtoisroolit
- mahdolliset opintosuoritteet
- mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
- mahdollinen erityisosaaminen tai kiinnostuksen kohteet
- mahdolliset suostumukset yhteystietojen julkaisuun Internet-sivuilla tai luetteloissa
Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja tapahtumien ja koulutusten järjestämiseksi:
- nimi
- sähköpostiosoite
- taustaorganisaatio
- mahdolliset erityistarpeet
- tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu kuten tieto liittyen
tapahtumailmoittautumisiin (sisältäen ruokavaliotiedon)
Muissa yhteyksissä, mm. kyselyjen, uutiskirjeiden ja muun viestinnän toimittamiseksi
rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:
nimi ja yhteystiedot, taustaorganisaatio, sähköpostisoite
Verkkopalvelun käyttämiseen liittyvien evästeiden, javascriptin ja palvelinlokien hallinta:
Verkkopalvelun käytön seurantaan ja käyttöä sujuvoittamaan sovellettavat tekniikat ovat yksilöiviä, mutta nimettömiä eikä niitä yhdistetä mahdollisiin henkilötietoihin. Tekniikat ovat hyvin yleisiä, niitä hyödyntävät lähes kaikki verkkopalvelut.
Evästeiden osalta elakeliitto.fi hyödyntää Google Analytics -analytiikkatyökalua, joka asettaa
oletusarvoisesti evästeitä, jotka poistuvat viimeistään kahden vuoden kuluttua asettamisesta.
Voit tarkastella ja hallinnoida yksityisyysasetuksiasi selaimesi asetuksissa. Voit tarkastella evästeitä sekä muokata niiden hyväksymisperusteita selaimesi asetuksissa.
1.5. Tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja
käyttötarkoituksia varten myös jäsenorganisaatiolta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja
viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan
lainsäädännön rajoissa.
1.6. Tietojen luovutukset ja siirrot
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Rekisterinpitäjä on ulkoistanut IT-hallinnan ja keskitetyn rekisterin ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Muut ulkoistukset:
- Uutiskirjepalvelu
- Tiedotepalvelu
- Kyselyjen toteuttaminen
Tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot siirretään tapahtuman tai koulutuksen sekä niihin
liittyvien mahdollisten matkojen toteuttamiseksi tila-, hotelli- ja ravitsemuspalvelujen tarjoajalle, lentoyhtiölle, tilausliikennepalvelujen tuottajalle, matkatoimistolle sekä laivayhtiölle.
1.7. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Tietoja säilytetään teknisesti salasanasuojattuina.
Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden, tutkimuksen aineistokeruiden tai tilauksen keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, valtionavustuksiin liittyvä lainsäädäntö rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Ruokavalio- ja erityistarvetiedot poistamme tapahtuman tai koulutuksen jälkeen. Tutkimuksiin liittyvissä kyselyaineistoissa suorat henkilötiedot poistetaan aineiston perustamisvaiheessa.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö
huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
1.8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseen kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
1.9. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti anssi.kemppi@elakeliitto.fi.
1.10. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.