Thumbnail

Yhdistyksen kokoukset

Kevät- ja syyskokoukset

Eläkeliiton sääntöjen mukaan yhdistyksissä on pidettävä kevätkokous ja syyskokous. Sääntöjen mukaan kokous on kutsuttava koolle lehti-ilmoituksella tai jäsenille lähetetyllä kirjeellä vähintään viikkoa ennen kokousta.

Kokousilmoituksessa tulee mainita sääntömääräisten asioiden lisäksi yhdistyslain edellyttämät muut asiat, jos kokous niitä koskee, kuten sääntömuutos, kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen, yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttaminen tai yhdistyksen purkaminen.

Kokouskutsun allekirjoittajaksi merkitään yhdistyksen hallitus ja kokouskutsussa on mainittava yhdistyksen nimi, kokouksen laatu ja siinä käsiteltävät asiat, kokousaika ja kokouspaikka osoitteineen sekä kokouskutsun antamisen aika ja paikka. Jos kokouspaikka tai -aika poikkeaa aikaisemmin sovitusta, on kokouskutsussa kiinnitettävä huomiota muutoksen esim. lisäämällä teksti ”Huom.! Muutettu aika ja paikka!” Kokousilmoituksessa on myös hyvä olla ajo-ohje ja puhelinnumero, josta tarvittaessa saa lisätietoa. Jos kokouksen yhteydessä on tarjoilua tai ohjelmallinen tilaisuus, siitäkin on hyvä mainita. Kiinnostava esiintyjä tai vierailija lisää helposti kokoukselle osanottajia. Vierailijasta kannattaa ilmoittaa mahdollisimman houkuttelevasti.

Esityslista kannattaa laatia niin, että siitä saa helposti päätöspöytäkirjan. Jos esityslistoja on riittävästi, kokous sujuu joustavasti. kaikkea ei tarvitse lukea ääneen, kun voidaan viitata esityslistaan ja sen liitteisiin. Esityslistaan voidaan kirjoittaa hallituksen ehdotus ja jättää tilaa päätökselle. Päätöspöytäkirjassa tila voidaan jättää myös esityslistan oikealle puolelle, mutta selostuspöytäkirjassa esityksen alapuolelle.

KEVÄTKOKOUS

Yhdistyksen kevätkokous pidetään maaliskuun loppuun mennessä. Siinä tarkastellaan edellistä toimintavuotta talouden ja toiminnan kannalta ja päätetään hallituksen ja muiden tili- ja vastuuvelvollisten vastuuvapaudesta.

Kevät- ja syyskokouksen esityslistan pääkohdat löytyvät Eläkeliiton yhdistyksen säännöistä ja näkyvät esityslistamallista. Suositeltavaa on, että kokoukset antavat kannanoton jostakin ajankohtaisesta ja hallituksen valmistelemasta asiasta. Kannanotto, uutinen kokousvalinnoista ja päätöksistä toimitetaan kokouksen päätyttyä paikallisiin tiedotusvälineisiin.

SYYSKOKOUS

Yhdistyksen loka-marraskuussa pidettävässä syyskokouksessa tärkeimpiä asioita ovat puheenjohtajan ja hallituksen jäsenten valinta erovuoroisten tilalle sekä seuraavan vuoden toimintasuunnitelman sekä tulo- ja menoarvion hyväksyminen. Tässä yhteydessä päätetään mm. jäsenmaksun suuruus. Kokouksessa valitaan myös piirin ja liittokokouksen edustajat kolmen vuoden välein. Nämä asiat on syytä valmistella riittävän aikaisin yhdistyksen hallituksessa. Jos yhdistyksellä on työryhmiä ja toimikuntia, myös niiltä pyydetään ajoissa ehdotuksia toimintasuunnitelmaa ja talousarviota varten. Jäsenten kuuleminen toiminnan suunniteluksi kuuluu hyvän hallinnoinnin tunnusmerkkeihin.

Kokouksen jälkeen kannattaa lähettää tiedot kokouksesta ja henkilövalinnoista paikallisisille tiedotusvälineille. Hallituksen uudet jäsenet on syytä kutsua pian koolle pohtimaan yhdistyksen toimintaa sekä tarkastelemaan kuluneen vuoden toimintasuunnitelman toteutumista ja miettimään seuraavan vuoden toimintasuunnitelman käytännön toteuttamista.

Riitta Birck

Koulutussuunnittelija
riitta.birck@elakeliitto.fi