Thumbnail

Yhdistysten kevätkokousten aika on nyt!

Kevät- ja syyskokoukset

Julkaistu 11.6.2018

Eläkeliiton yhdistysten mallisääntöjen mukaan yhdistyksissä on pidettävä kevät- ja syyskokous. Sääntöjen mukaan yhdistyksen kokoukset kutsutaan koolle jäsenille vähintään viikkoa aikaisemmin lähetetyllä kirjeellä, lehti-ilmoituksella tai sähköisesti.Muista! kotisivut ja facebook.

Kokousilmoituksessa tulee mainita sääntömääräisten asioiden lisäksi yhdistyslain edellyttämät muut asiat, jos kokous niitä koskee, esim. sääntömuutos, kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen, yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttaminen tai yhdistyksen purkaminen.

Kokouskutsun allekirjoittajaksi merkitään yhdistyksen hallitus. Kokouskutsussa on mainittava yhdistyksen nimi, mikä kokous on kyseessä ja käsiteltävät asiat, kokousaika ja -paikka osoitteineen sekä kokouskutsun antamisen aika ja paikka. Jos kokouspaikka tai -aika poikkeaa aikaisemmin sovitusta, on kokouskutsussa kiinnitettävä huomiota muutoksen esim. lisäämällä teksti ”Huom! Muutettu aika ja paikka!” Kokousilmoituksessa on myös hyvä olla ajo-ohje ja puhelinnumero, josta tarvittaessa saa lisätietoa. Jos kokouksen yhteydessä on tarjoilua tai ohjelmallinen tilaisuus, siitäkin on hyvä mainita. Kiinnostava esiintyjä tai vierailija lisää helposti kokoukselle osanottajia. Vierailijasta kannattaa ilmoittaa mahdollisimman houkuttelevasti.

Esityslista kannattaa laatia niin, että siitä saa helposti päätöspöytäkirjan. Jos esityslistoja on riittävästi, kokous sujuu joustavasti, kaikkea ei tarvitse lukea ääneen, kun voidaan viitata esityslistaan ja sen liitteisiin. Esityslistaan voidaan kirjoittaa hallituksen ehdotus ja jättää tilaa päätökselle. Päätöspöytäkirjassa tila voidaan jättää myös esityslistan oikealle puolelle, mutta selostuspöytäkirjassa esityksen alapuolelle.

KEVÄTKOKOUS

Yhdistyksen kevätkokous pidetään maaliskuun loppuun mennessä. Siinä tarkastellaan edellistä toimintavuotta talouden ja toiminnan kannalta ja päätetään hallituksen ja muiden tili- ja vastuuvelvollisten vastuuvapaudesta.

Kevät- ja syyskokouksen esityslistan pääkohdat löytyvät Eläkeliiton yhdistyksen mallisäännöistä ja näkyvät esityslistamallista. Suositeltavaa on, että kokoukset antavat kannanoton jostakin ajankohtaisesta ja hallituksen valmistelemasta asiasta. Kannanotto, uutinen kokousvalinnoista ja päätöksistä toimitetaan kokouksen päätyttyä paikallisiin tiedotusvälineisiin. Muista kotisivut ja facebook!

SYYSKOKOUS

Yhdistyksen loka-marraskuussa pidettävässä syyskokouksessa tärkeimpiä asioita ovat puheenjohtajan ja hallituksen jäsenten valinta erovuoroisten tilalle sekä seuraavan vuoden toimintasuunnitelman sekä tulo- ja menoarvion hyväksyminen. Tässä yhteydessä päätetään mm. jäsenmaksun suuruus. Kokouksessa valitaan myös piirin ja liittokokouksen edustajat kolmen vuoden välein. Nämä asiat on syytä valmistella riittävän aikaisin yhdistyksen hallituksessa. Jos yhdistyksellä on työryhmiä ja toimikuntia, myös niiltä pyydetään ajoissa ehdotuksia toimintasuunnitelmaa ja talousarviota varten. Jäsenten kuuleminen toiminnan suunniteluksi kuuluu hyvän hallinnoinnin tunnusmerkkeihin.

Kokouksen jälkeen kannattaa tiedot laittaa kokouksesta ja henkilövalinnoista kotisivuille ja lähettää tiedot paikallisisille tiedotusvälineille. Hallituksen uudet jäsenet on syytä kutsua pian koolle pohtimaan yhdistyksen toimintaa sekä tarkastelemaan kuluneen vuoden toimintasuunnitelman toteutumista ja miettimään seuraavan vuoden toimintasuunnitelman käytännön toteuttamista.