Parkanon yhdistyksen tietosuojastrategiset toimintaperiaatteet
1. Yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito ja hallinta:
Yhdistyksen jäsenrekisteriä hoidetaan nk. nettijäsenrekisterinä. Jäsenrekisterin käyttöliittymä on asennettu yhdistyksen tietokoneeseen, jota käyttää yhdistyksen jäsenrekisterinhoitaja. Hänellä on ko. käyttöliittymään salasanalla suojattu käyttöoikeus. Jäsenrekisteriin kirjataan yhdistykseen liittyvä jäsen sen jälkeen, kun jäsenen liittyminen on hallituksen kokouksessa hyväksytty ja kirjattu tarkastettuun kokouspöytäkirjaan. Jäsenrekisteriin kirjataan yhdistyksen jäsenen nimi, osoite, mahdollinen muu yhteystieto jäsenen suostumuksella, syntymäaika, yhdistykseen liittymisajankohta, toiminta yhdistyksen toimihenkilönä , EL-sanomien toimitusmerkintä sekä merkintä siitä, saako henkilön osoitetietoja luovuttaa markkinointitarkoituksiin. Ennen em. tietojen kirjausta on jäsenelle ilmoitettava, mitä tietoja hänestä tullaan rekisteriin merkitsemään ja häneltä on saatava suostumus tietojen kirjaamiseen.Laaja tiedonsaantioikeus jäsenrekisteriin sisältyvistä jäsentiedoista on yhdistyksen puheenjohtajalla, yhdistyksen sihteerillä, yhdistyksen rahastonhoitajalla ja nettijäsenrekisterin hoitajalla. Yhdistyksen jäsenillä on oikeus saada tietoa jäsenrekisterissä olevista henkilökohtaisista tiedoistaan, joiden sisältöön jäsen voi vaatia muutoksia tai vaatia haluamiensa tietojen poistamista. Yhdistyksen jäsenyydestä poistuvan henkilön tiedot poistetaan jäsenrekisteristä välittömästi sen jälkeen, kun jäsenyyden päättyminen on hallituksen kokouksessa päätetty ja siitä on tehty tarkastettu pöytäkirjamerkintä. Yhdistyksen rahastonhoitajalla on oikeus saada jäsenmaksuseurannan toteuttamiseksi jäsenrekisterin paperiversio, joita voi kerralla olla käytettävissä vain kuluvan ja edellisen vuoden versiot. Käytöstä poistettavat versiot hävitetään luotettavasti joko silppurilla tai polttamalla.
2. Yhdistyksen järjestämien matkojen tai tilaisuuksien osallistujaluettelot:
Em. osallistujaluettelot luetaan kuuluviksi henkilörekistereihin, joihin kirjattavilta henkilöiltä tulee saada suostumus kirjaukseen. Suostumus hankitaan siinä vaiheessa, kun henkilö ilmoittautuu matkalle tai vastaavaan tapahtumaan. Osallistujaluettelot ovat vain matkavastaavan tai erikseen määrätyn henkilön hallinnassa ja valvonnassa eikä luetteloista saa antaa tietoja muille luetteloon kirjatuille henkilöille tai ulkopuolisille tahoille. Matkan tai tapahtuman jälkeen on osallistujaluettelot luotettavalla tavalla hävitettävä ja tapahtumakohtaiseen loppuraporttiin kirjataan ainoastaan osallistujien määrä. Mikäli yhdistyksen kokoama osallistujaluettelo luovutetaan nk. kolmannelle osapuolelle esim. vastuulliselle matkanjärjestäjälle, tulee samojen julkistamisrajoitteiden koskea myös tätä osapuolta ja osallistujaluettelon luovuttajan tulee tämä asia yksiselitteisesti tiedoksi saattaa.
3. Yhdistyksen jäsenten kuvien julkaiseminen medioissa:
Julkaistaessa julkisissa medioissa kuvia, joissa yhdistyksen jäseniä on tunnistettavissa, on julkaisemiseen saatava ko. henkilöiden suostumus. Yhdistystoiminnassa kuvien julkaiseminen tulee kyseseen mm. yhdistyksen kotisivujen sisällöissä. Kuvissa tunnistettavilla henkilöillä on oikeus vaatia kuviaan poistettaviksi.
Tämä toimintastrategia on käsitelty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 14. 5. 2018 ja on se yksimielisesti hyväksytty ja puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoituksella vahvistettu. Strategiassa esitettyjen toimintaperiaatteiden muuttaminen tai täydentäminen edellyttää hallituksen päätöstä, samoin on strategia päivitettävä ja tiedoksisaatettava toimintaan oleellisesti liittyvien henkilövihdoksien jälkeen.