Jäsenrekisteriohjeita
LUOTTAMUSTOIMI
Luottamustoimen luominen jäsenrekisteriin, ohje
Luottamustoimen päättäminen, ohje
Luottamushenkilön tunnukset jäsenrekisteriin
1. Oikeus lisätä yhdistyksen luottamustoimia Eljas-jäsenrekisteriin on sihteerillä ja jäsenrekisterinhoitajalla.
2. Kun sihteeri tai jäsenrekisterinhoitaja on luonut yhdistyksen puheenjohtajalle, sihteerille, rahastonhoitajalle, jäsenrekisterinhoitajalle tai matkavastaavalle luottamustoimen, Eljas-jäsenrekisteri lähettää automaattisesi sähköpostiviestin luottamushenkilölle.
3. Viestissä on linkki, jonka kautta luottamushenkilö muokkaa itselleen salasanan jäsenrekisteriin. Linkki on VOIMASSA vain 24 h. Sihteerin tai jäsensihteerin on hyvä kertoa tunnuksen luomisesta luottamushenkilölle, että hän käy luomassa salasanan linkin voimassaoloaikana.
4. Luottamushenkilön käyttäjätunnus Eljas-jäsenrekisteriin on sama sähköpostiosoite, jonka henkilö on ilmoittanut jäsenrekisteriin.
JÄSENYYS
Uuden jäsenen lisääminen jäsenrekisteriin, ohje ja ohjevideo, kesto 1:47
HUOM! Uuden jäsenen lisääminen: jäsenyyttä luotaessa voi jättää laskutusvuosi-kohdan tyhjäksi, niin henkilö ei saa laskua kahteen kertaan, jos on esim. maksanut jäsenmaksun käteisellä.
Kahden saman nimisen henkilön kirjaus jäsenrekisteriin, ohje
HUOM! Kun lisäätte jäsenrekisteriin uutta jäsentä, olkaa tarkkana lisätarkistuksessa, että ko. henkilön tiedot ovat tai eivät ole vielä jäsenrekisterissä. Jos vahingossa lisäätte jäsenen, jolla on jo jäsenyys, muodostuu hänelle uusi jäsennumero eli samalla henkilöllä on kaksi jäsennumeroa (tupla). Voitte päättää tuon myöhemmin luodun jäsenyyden (xxxx) alkamispäivän päiväyksellä ja sen jälkeen henkilön tiedot passivoida syyllä "Tupla". Tämän jälkeen voimaan jää ainoastaan jäsenyydet jäsennumerolla (xxxxx).
Jäsenyys, jossa maksajana on toinen henkilö, ohje
Jäsenyyden päättäminen, ohje ja ohjevideo, kesto 0:30
Jäsenen eroaminen yhdistyksestä, ohje
Jäsenen lisääminen toiseen yhdistykseen, ohje ja ohjevideo, kesto 1:00
Yhdistyksen jäsenten keski-ikä, ohje
Kuka saa tiedon nettisivujen kautta lähetetystä jäsenanomuksesta?
Sähköpostiviesti jäsenanomuksista saapuu yhdistyksen sihteerille ja jäsensihteerille.
SÄHKÖPOSTI
Sähköpostin lähettäminen jäsenille jäsenrekisterin kautta, ohje ja ohjevideo, kesto 1:30
Liitteen lisääminen sähköpostiin, ohje
Henkilöt, jotka eivät vastaan ota sähköpostia, ohje
Miksi vastaanottaja ei saanut Eljas-jäsenrekisterin kautta lähetettyä sähköpostiviestiä?
Pyydä vastaanottajaa tarkistamaan Roskaposti- ja Roskakori-kansiot. Syynä voi olla myös, että vastaanottajan sähköposti on täynnä eikä enää pysty vastaanottamaan viestejä.
RAPORTTIEN TEKEMINEN
Merkkipäivälistat, ohje ja ohjevideo, kesto 2:19
Merkkipäivälistat aikajärjestyksessä, ohje
Liittyneet jäsenet, ohje
JÄSENLASKUTUS
Jäsenlaskutus, ohjevideo
Mistä saa tiedon maksamattomista jäsenistä?
Hae reskontrasta esim. tietyillä aikajanoilla erääntyneet- tilassa olevat laskut. Tämä edellyttää että yhdistyksessä käytetään Eljasta laskutukseen ja reskontran toimintoihin.
VAPAAEHTOISET
Vapaaehtoisten merkitseminen jäsenrekisteriin, ohje
Miten poistan vapaaehtoiset, jotka eivät enää toimi vapaaehtoisina?
Etsi henkilö jäsenrekisteristä hakutoiminnolla ja valitse kohta CRM ja klikkaa sivun oikeasta reunasta kynäpainike, jolloin pääset poistamaan vapaaehtoisen kohdalta ruksin ja muista tallentaa (sininen painike).
MUUT OHJEET
Henkilöiden poiminta, joilla ei ole sähköpostiosoitetta, ohje
Aktiivisten lehtitilausten poiminta jäsenrekisteristä piireille, ohje
Aktiivisten lehtitilausten poiminta jäsenrekisteristä, yhdistyksille, ohje
Lähetettävien tekstiviestien määrän tarkistus, ohje
Osoitetarrojen tekeminen, ohje
Jos menehtynyt henkilö poistetaan osoitetietojen kautta, poistuuko myös jäsenen tiedoista lehtikoodi?
Digi- ja väestörekisteriviraston järjestelmä poistaa menehtyneet henkilöt yleisistä rekistereistä, kuten Eljas-jäsenrekisteristä. Järjestelmä ei ole aukoton, ja joissain harvinaisissa tilanteissa tiedot eivät päivity. Tässä tapauksessa muutos tulee kirjata yhdistyksen toimesta jäsenrekisteriin.
Eihän lehti mene enää menehtyneen henkilön osoitteeseen?
Samalla kun henkilön tietoihin tulee merkintä kuollut, päättyy hänen jäsenyys ja samalla myös lehtitilaus. Jos menehtyminen tapahtuu lehden ehdittyä jakeluun, saatetaan lehti vielä jakaa hänen osoitteeseensa.