Osa 1 jäsenen lisääminen jäsenrekisteriin,
https://dreambroker.com/channel/8j6myjhq/ap4nta9s
Jäsenlaskutus-video, Jäsenlaskutus
Jäsenrekisterikoulutus piirien tutoreille 22.1. klo 14-15
Osallistumislinkki: Liity kokoukseen nyt
Missä valitaan sähköpostilasku?
- Hae jäsen jäsenrekisteristä. Valitse muokkaa perustietoja.
- Valitse laskutustapa.
Voiko jäsenhankkija vaihtaa, jos on kerinnyt jo jonkun laittaa?
Kyllä voi. Jäsenhankkija kohdan löydät jäsenyydet välilehden alta. Tämä ei ole pakollinen tieto.
Kirjoitetaanko puhelinnumero yhteen pötkyyn vai jaotellaanko?
Puhelinnumero kirjoitetaan yhteen.
Missä määritellään ja voiko yhdistys siihen vaikuttaa, ketkä yhdistyksessä saavat sähköposti-ilmoituksen saapuneesta jäsenhakemuksesta?
Yhdistys ei voi tätä määritellä. Luottamushenkilöille on määritelty eri oikeuksia ja esim. jäsenhakemuksista lähtee tieto jäsenrekisterinhoitajalle sähköpostiin.
Miksi perustiedoissa on kohta titteli?
Tämä tulee suoraan ohjelmasta. Tämä ei ole pakollinen tieto, kohdan voi jättää tyhjäksi.
Oikeudet jäsenrekisterissä
Jäsenrekisterinhoitajalla ja sihteerillä on muokkausoikeudet
Puheenjohtajalla katseluoikeudet
Matkavastaava pääsy tapahtumahallintaan
Rahastonhoitaja pääsy reskontraan laskutus)
Voiko matkavastaavia nimetä useampia kuin yhden, jolle tulee tunnukset?
Tällä hetkellä jäsenrekisteriin voi merkitä vain 1 henkilön/luottamustoimi lukuun ottamatta vapaaehtoisia, joita voi merkitä useampia.
Onko jäsenhankkija tiedolla merkitystä?
Ei ole.
Voiko laittaa jäsenen molemmat ristimänimet koska voihan toinen nimi olla kutsumanimi.
Kyllä voi.
Mitä tarkoittaa suoramarkkinointi?
Suoramarkkinoinnilla tarkoitetaan puhelimitse, postitse tai sähköpostin taikka tekstiviestin välityksellä tapahtuvaa markkinointia. Sähköinen suoramarkkinointi tarkoittaa markkinointiviestintää, joka lähetetään suoraan vastaanottajalle sähköpostitse tai tekstiviestinä.
Miten tehdään, jos jäsen siirtyy toiseen yhdistykseen?
Jäsen ilmoittaa yhdistyksen hallitukselle A, että haluaa erota ko. yhdistyksestä. Yhdistys päättää ko. henkilön jäsenyyden. Henkilö ilmoittaa yhdistyksen B hallitukselle tai täyttää nettilomakkeen yhdistykselle, johon haluaa liittyä ja jäsenrekisterinhoitaja liittää ko. henkilön yhdistyksen jäseneksi.
Olisi hyvä, jos sähköisessä jäsenhakemuksessa olisi kohta, antaako luvan kuvien julkaisemiseen.
Tämä on hankala siinä mielessä, että kaikkia jäseniähän yhdistyksen toimijat eivät tunne, jolloin tämän toiveen "kunnioittaminen" on hankalaa. Suosittelen, että yhdistyksen tilaisuuksissa kerrotaan, että otamme tilaisuudessa kuvia ja mihin niitä käytetään ja jos kuvassa on tunnistettavia henkilöitä on kuvaustilanteessa hyvä kysyä, että voinko ottaa teistä kuvan ja kertoa missä kuva julkaistaan/mihin käytetään.
Kuka poistaa/päättää luottamustoimet?
Luottamustoimet päätetään aina siellä missä luottamustoimi on esim. yhdistyksen luottamustoimet avataan ja päätetään yhdistyksessä, piirin luottamustoimet piirissä ja liiton luottamustoimet keskustoimistossa.
Mitkä kaikki luottamustoimet kirjataan jäsenrekisteriin?
Kaikki tässä luetellut luottamustoimet ovat mahdollista lisätä jäsenrekisteriin, mutta kaikissa yhdistyksissä ei ole näitä kaikkia nimetty eikä tarvitsekaan.
puheenjohtaja
varapuheenjohtaja
sihteeri
jäsenrekisterinhoitaja
rahastonhoitaja
hallituksen jäsen
matkavastaava
kotisivuvastaava
tiedottaja
koulutusvastaava
kulttuurivastaava
liikuntavastaava
vapaaehtoistoiminnanvastaava
vaikuttajavastaava
vanhusneuvostoedusta
Voiko puheenjohtaja lähettää sähköpostia jäsenrekisterin kautta?
Ei voi. Puheenjohtajalla on katseluoikeudet jäsenrekisterissä.
Minkälainen sähköpostin liitetiedoston nimi tulee olla (jäsenrekisterissä lähetetyissä liitetiedostoissa)?
Liitetiedostojen nimet eivät saa sisältää erikoismerkkien lisäksi välilyöntejä. Välilyönnit tulisi korvata sallituilla väli- tai alaviivoilla tiedostonimessä.
Ovatko sähköpostit maksullisia?
Eivät ole. Sähköpostien lähettäminen ei maksa mitään.
Miksi jäsenrekisteristä lähetetyt tekstiviestit ovat maksulliset?
Jäsenrekisterissä voi ostaa tekstiviestipaketteja, jotka tarjoaa ulkopuolinen taho. Tästä syystä tekstiviestit ovat maksullisia. (Puheenjohtaja ei pysty ostamaan tekstiviestipaketteja)
Miten tehdään sähköpostiryhmiä?
Poiminnan kautta voi tehdä eri kriteereillä esim. sähköpostiryhmiä.
Henkilön kuollessa päätetäänkö jäsenyys jotain muuta kautta vai pitääkö oman yhdistyksen päättää jäsenyys?
Digi- ja väestötietovirasto poistaa kuolleet henkilöt eri rekistereistä, mutta tämä ei ole aukoton systeemi. Kun yhdistys saa tiedon esim. kuolleesta henkilöstä voi jäsenrekisterinhoitaja päättää ko. henkilön jäsenyyden ja merkitä eron syyksi kuollut.
Mitä matkavastaava tekee jäsenrekisterin tiedoilla?
Matkavastaava voi käyttää jäsenrekisterissä tapahtumahallintaosiota eli luoda yhdistyksen tapahtumia ja tiedottaa niistä jäseniä.
Päätetäänkö henkilön jäsenyys henkilön kuolinpäivään/kuun viimeiseen päivään/vuoden viimeiseen päivään?
Jäsenyys päätetään heti, kun tieto on tullut yhdistyksen hallitukselle.
Jos laitetaan jäsenviestikielto niin tuleeko siitä huolimatta sähköpostilasku niin valittaessa henkilön sähköpostiin?
Kyllä tulee, jäsenviestikielto ei koske laskutusta.
Jos henkilö siirtyy toisesta yhdistyksestä, tuleeko entinen jäsennumero vai uusi?
Jos on ollut jäsenenä aiemmin ja tulee uudelleen niin saako hän uuden vai entisen jäsennumeron?
Olisi hyvä tavoitella entistä jäsennumeroa. Aina tämä ei toteudu, mutta on tavoitteena. Kun henkilö lisätään rekisteriin, tarkistetaan, löytyykö rekisteristä jo ko. henkilöä (esim. eronneista). Jos löytyy, voidaan uusi jäsenyys lisätä saman vanhan jäsennumeron alle. Aina käsittelijä ei huomaa vanhoja tietoja, esim. tapauksessa, jossa osoite- ja yhteystiedot hakemuksella eroavat aiemmin rekisteriin tallentuneista tiedoista. Silloin saattaa syntyä uusi jäsennumero, koska jäsen perustetaan uutena.
Miksi meillä saa rahastonhoitaja, j-yhteyshenkilön lisäksi, s-p-ilmoituksen saapuneesta jäsenhakemuksesta, mutta ei sihteeri ?
Saapuneen jäsenhakemuksen ilmoituksen saa henkilö, jolla on rekisterissä luottamustoimi ja lisäksi tietynlainen käyttäjäoikeus. Joskus ilmoitukset kyllä lähtevät, mutta eivät saavu perille sähköpostiin. Jos käytössä on esim. outlook- tai hotmail-osoite, voivat järjestelmän lähettämät viestit jäädä vastaanottavan sähköpostilaatikon suodattimiin. Kehätieto voi liiton pyynnöstä tarkistaa yksittäisen osoitteen statuksen Mailjetista, onko sinne lähtenyt viestejä ja mikä niiden toimituksen status on.
Mitä nämä tarkoittavat, kumpi kohta parempi HTML vai teksti (sähköposti)?
HTML tarkoittaa mahdollisuutta muotoilla tekstiä, eli lisätä esim. lihavointeja, otsikointeja, listauksia, kuvia, taulukoita yms. Jos käyttää pelkkää teksti-kenttää, siihen voi vain kirjoittaa viestin, ei muokata sitä samaan tapaan kuin esim. tekstinkäsittelyohjelmassa.