Yhdistyksen toiminnassa voi kohdata monenlaisia haasteita ja muutospaineita, jotka verottavat toiminnassa mukana olevien voimavaroja. Lisääntyviä vaateita tuottavat mm. uudenlainen tekniikka ja sen hyödyntäminen, verkostoituminen, talouden hallinta ja rahoituksen hankinta, jäsenten rekrytointi ja motivointi, raportointi, viestintä ja monet muut asiat. Lisäksi yhdistykset kilpailevat muiden harrastustoimintaa ja aktiviteettejä tarjoavien toimijoiden kanssa ihmisten vapaa-ajasta, jolloin paine toiminnan jatkuvaan uusintamiseen ja vetovoimaisuuden säilyttämiseen kasvaa.
Yhdistyksen hallinnon tehtävänä on pohtia, miten yhdistyksen toimintaa tuottavat ja organisoivat vapaaehtoiset jaksavat toiminnassaan. Vaikka moni saa virtaa yhdistystoimintaan osallistumisesta, on hyvä muistaa, että mukavaankin tekemiseen voi uupua. Jokaisella yhdistystoiminnassa mukana olevalla on oma vastuu itsestä huolehtimisessa ja kuormituksen rajaamisessa. Yhdistyksen hallituksella on kuitenkin myös yhteinen ”järjestöllinen” vastuu toimintaa toteuttavien jäsenten hyvinvoinnista. Järjestöllinen vastuu liittyy ensisijaisesti yhdistyksen rakenteiden ja toimintatapojen kehittämiseen.
Yhdistyksen keinoja tukea jaksamista
- Tue motivaatiota. Motivaatio toimintaan syntyy mm. haluttavasta tavoitteista ja selkeistä toimenpiteistä. Varmista myös, että jokainen toiminnassa mukana oleva tietää, mikä on yhdistyksen toiminnan tavoite. Konkreettinen ja selväsanainen tavoite helpottaa toiminnassa mukana olevia näkemään oman työnsä merkityksen osana kokonaisuutta.
- Oikeudenmukainen työnjako. Toiminnan organisoiminen yhdistyksen sisällä vähentää kuormitusta. Hallituksen tehtävänä ei ole tehdä kaikkea itse, vaan delegoida mahdollisimman paljon tehtäviä mm. erilaisille toimikunnille/työryhmille. Vaikka hallitus tekee viimekäden päätökset, kannattaa erilaiset tehtävät antaa toimikunnille yms. mahdollisimman ”raakoina”, jotta ihmiset pääsevät itse ideoimaan ja kokeilemaan omia kykyjään.
- Oikeat ihmiset oikeaan paikkaan. Kuuntele ihmisten toiveita ja tarpeita ja pyri löytämään vahvuuksia vastaava toiminta jokaiselle.
- Selkeät tehtävänkuvat. Jaksamista kuormittaa tietämättömyys omasta tehtävästä tai vastuista, ja se että ei ole ketään keltä kysyä apua.
- Monimuotoinen toiminta innostaa. Vapaaehtoistoiminta on muutoksessa, ei niinkään sen suhteen miksi siihen osallistutaan, vaan miten siihen osallistutaan. Lyhytkestoiset ja projektimaiset toimintamuodot ovat monelle pitkäkestoista sitoutumista luontevampia toimintamuotoja ja helpottavat toimintaan mukaan lähtemistä.
- Tunne osaamattomuudesta kuormittaa. Varmista koulutuksilla, että toimijoilla on riittävä osaaminen tehtävän suorittamiseen.
- Viesti selkeästi ja riittävästi. Ristiriidat yhdistyksen sisällä lähtevät helposti liikkeelle huonosta tai vähäisestä vuorovaikutuksesta.
- Vahvista onnistumisia, anna palautetta. Muista kiittää ihmisiä toiminnassa mukana olemisesta. Onnistumisen kokemusten esille nostaminen ja niistä nauttiminen vahvistavat yhteishenkeä ja innostavat toimintaan. Miettikää mikä teillä on hyvin, missä voisi vielä kehittää.
Työyhteisösovittelu
Yhdistyksen toimintaa voivat vaikeuttaa myös sisäiset ristiriidat, jotka johtuvat esimerkiksi henkilökemiasta, erilaisista tavoista toimia, sanotuista loukkauksista tai vaikeuksista luopua tehtävästä. Työyhteisösovittelu on avoimeen vuorovaikutukseen perustuva keino ratkoa ristiriitatilanteita. Sovittelulla pyritään löytämään riittävä yhteinen ymmärrys ongelman määrittelemiseksi sekä pääsemään sovintoratkaisuun, joka on kaikille osapuolille kohtuullinen. Työyhteisösovittelu on prosessi, joka koostuu keskimäärin 2-3 tapaamiskerrasta ja sovittelusopimuksen tekemisestä. Työyhteisösovittelijana toimiva henkilö ei osallistu erimielisyyksien ratkaisuun vaan hän ohjaa prosessia, kysyy, kuuntelee ja kuljettaa keskustelua eteenpäin. Eläkeliitto tarjoaa sekä piireille että yhdistyksille mahdollisuutta työyhteisösovitteluun ristiriitatilanteissa. Työyhteisösovittelijoina toimivat Kirsti Mustakallio ja Tarja Levo. Jos Eläkeliiton jäsenyhdistys tarvitsee työyhteisösovittelijan apua, yhdistyksen toiminnassa mukana oleva henkilö voi ottaa yhteyttä sähköpostitse työyhteisösovittelijoihin.
