Eläkeliitossa käytännön vapaaehtoistoimintaa organisoidaan yhdistyksissä. Vaikka ryhmän perustamisen kulmakiviä ovatkin omalta paikkakunnalta löytyvät innokkaat ihmiset, kannattaa odottaa ensin rauhassa yhdistyksen hallituksen päätöstä toiminnan käynnistämisestä. Ennen hallituksen päätöstä auttavaa vapaaehtoistoimintaa ei pitäisi aloittaa mm. vakuutusasioiden takia. Eläkeliiton yhdistyksissä toimivat ryhmät voivat hakea toiminta-avustusta Maaseudun Sivistysliitolta.
Olemassa oleva toiminta kannattaa kartoittaa ennen toiminnan käynnistämistä päällekkäisyyden välttämiseksi ja miettiä millaista toimintaa omat vahvuudet tukisivat. Varhaisessa vaiheessa suunnittelua tulisi pohtia myös vastuun jakamista ryhmän vetämisessä. Työparina ryhmän vetäminen on monesti hyvin hedelmällistä. Kaverin kanssa toiminnan suunnittelu ja mahdollisten haasteiden ratkominen sujuvat mukavammin eikä yhden ihmisen harteille kasaannu liikaa taakkaa. Toisinaan taas yhteisvastuullisuus kiertävänä vastuuvuorona kaikkien ryhmän jäsenten kesken voi toimia parhaiten.
Kohderyhmä, ryhmäkoko ja ryhmän toimintatapa asettavat erityisiä vaatimuksia kokoontumistilalle. Oikeanlaisten tilojen löytäminen koetaankin monesti haasteelliseksi ryhmätoimintaa käynnistettäessä. Ilmaisia tai edullisia tiloja kannattaa kuitenkin tiedustella oman paikkakunnan palvelukodeista, kaupungin kulttuuritoimelta, talonyhtiön hallitukselta (kerrostalon kerhohuoneet) tai pankilta. Joskus tuttavan autotalli tai oma olohuone voi olla paras vaihtoehto pienimuotoisemmalle toiminnalle. Tärkeää on huomioida, että kokoontumistilat ovat saavutettavat ja esteettömät. Työskentelytilan ja käytettävien työvälineiden on oltava turvallisia sekä tilassa oltava työskentelyn vaatima riittävä valaistus.
Ennen toiminnasta tiedottamista on hyvä pohtia kuinka ja kuka voi osallistua toimintaan? Millainen ryhmäkoko voi olla suhteessa tiloihin, toiminnan luonteeseen tai ohjaajien määrään? Tehdäänkö yhteistyötä muiden organisaatioiden kanssa? Perustuuko ryhmän toiminta esimerkiksi laitosvierailuihin? Jos organisaatioyhteistyö kiinnostaa, kannattaa olla yhteydessä suoraan kyseiseen organisaatioon ja pohtia yhdessä toiminnan mahdollisuuksia.
Ryhmän toiminnasta tulee tiedottaa, jotta ihmiset tietävät siitä. Tiedota ryhmän olemassaolosta ja kokoontumisesta kirjeillä, ilmoitustauluilla tai yhdistysten kautta paikallislehden järjestöpalstalla - suullista tiedottamista unohtamatta. Kerro tiedotteessa, miten ryhmä toimii, missä ja milloin. Jos toimintaan pitää ilmoittautua etukäteen kerro se selkeästi. Valitse tiedotustapa kohderyhmän mukaan.
Ryhmän ensimmäinen kokoontumiskerta kannattaa käyttää tutustumiseen ja yhteiseen ideointiin, jolloin ryhmäläiset pääsevät vaikuttamaan toiminnan sisältöön. Tämä saa osallistujat usein sitoutumaan toimintaan paremmin. Vastuuhenkilöt voivat esimerkiksi tehdä idearungon etukäteen, jota yhdessä muokataan ryhmän tarpeita vastaavaksi.
Valmistele kukin kokoontumiskerta hyvin ja huomioi erilaiset oppijat ja erityisryhmät. Testaa itse etukäteen tehtävät, jolloin huomaat kompastuskohdat ja ajankäytön haasteet. Luovu ideastasi, jos se vaikuttaa kohderyhmälle hankalalta. Anna ryhmäläisille selkeät suulliset tai kirjalliset ohjeet ja varaudu selittämään ohjeet useaan kertaan. Joskus on parempi edetä vaihe vaiheelta yhdessä.
Anna ohjaustilanteessa positiivista, mutta totuudenmukaista palautetta ryhmäläisille ja ole läsnä tilanteessa, vaikka kaikki ei aina menisikään kuten ennalta suunnittelit. Yhteiset kahvihetket rupatteluineen työskentelyn lomassa ovat yhtä tärkeitä kuin käsityön tekeminenkin. Varaa niille myös aikaa, sillä näillä yhteisillä hetkillä tuetaan ryhmäytymistä ja hyvää henkeä.